Datenschutzordnung des Brandenburgischen Landesverbandes der Pilzsachverständigen e. V.

Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins werden unter Beachtung der Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder und Nichtmitglieder im Verein verarbeitet.

Die Nachfolgende Datenschutzordnung regelt die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung von personenbezogenen Mitgliederdaten und personenbezogenen Daten von Nichtmitgliedern.

1. Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden ausschließlich im Rahmen der satzungsmäßigen Zwecke und Aufgaben sowie der berechtigten Interessen des Vereins erhoben, verarbeitet oder genutzt. Dies betrifft insbesondere Daten zur Mitgliederverwaltung, Beitragszahlung und -prüfung, Nachweis zur Pilzberatertätigkeit, Pilzberatertätigkeit mit Veröffentlichungen im WEB, Organisation von Veranstaltungen sowie Dokumentation des Vereinslebens mit Veröffentlichungen im WEB.
Für die Speicherung, Veränderung, Übermittlung und Veröffentlichung von personenbezogenen Daten werden Einwilligungserklärungen eingefordert. Die Einwilligungserklärungen können teilweise oder vollständig widerrufen werden. Personenbezogene Daten von Nichtmitgliedern werden im Rahmen der satzungsmäßigen Zwecke und Aufgaben sowie der berechtigten Interessen des Vereins gespeichert und es werden, wenn erforderlich, Einwilligungserklärungen eingefordert.

Datenerhebung von personenbezogenen Daten

Die Datenerhebung erfolgt:
– im Antrag auf Mitgliedschaft (Antragsformular)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel, Name und Anschrift, Geburtsdatum, telefonische / digitale Erreichbarkeit, Zeitraum PSV, Mitgliedschaft in der DGfM etc.

– im Bericht zur Pilzberatung und -aufklärung (Berichtsvorlage)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel, Name und Anschrift, telefonische / digitale Erreichbarkeit, Anzahl der Beratungstätigkeit mit Anzahl der Pilzarten, Anzahl bei Aufklärungstätigkeit mit Teilnehmeranzahlen, Anzahl bei Aufklärungstätigkeit in den Medien, Anzahl der Zusammenarbeit mit Schulen und anderen Einrichtungen, Anzahl der Zusammenarbeit mit med. Einrichtungen, Anzahl von Erkrankungen nach Pilzverzehr (Pilzvergiftungen) mit Zusatzinformationen etc.

– in Einwilligungserklärung: – Veröffentlichung persönlicher Daten von Mitgliedern/Teilnehmern
bei Vereinsveranstaltungen auf der Homepage (Vordruck)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel, Name, Wohnort, Tätigkeit/Anstellung,
Vortragsthema und -inhalte.

– in Einwilligungserklärung: – Veröffentlichung persönlicher Daten von Pilzberatern auf der
Homepage (Vordruck)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel, Name und Anschrift, telefonische Erreichbarkeit.

– in Einwilligungserklärung: – Veröffentlichung persönlicher Daten von Mitgliedern im
internen Bereich (Erreichbarkeit von Mitgliedern) auf der Homepage (Vordruck)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel, Name, telefonische / digitale Erreichbarkeit.

– in Teilnehmerlisten Veranstaltungen/Teilnahmenachweis (Vordruck)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel, Name, Teilnahmezeitraum, Zugehörigkeit zu
pilzkundlichen Vereinen/Arbeitsgemeinschaften.

– in Listen zur Anmeldung zu Tagungen und Exkursionen (Anmeldedaten gem. Einladung)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel, Name und Anschrift, telefonische Erreichbarkeit, Übernachtungszeitraum, Zimmerbelegung, Verpflegung.

Datenverarbeitung und nutzung von personenbezogenen Daten

Die Datenverarbeitung und -nutzung erfolgt:
– im Nachweis zur Mitgliedschaft (digitale Speicherung, Listenausdrucke)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: personenbezogene Angaben aus dem Antrag auf Mitgliedschaft, Eintrittsdatum, Prüfungsdatum PSV sowie Funktionen im Verein.

– in der statistischen Aufarbeitung zur Pilzberatung und -aufklärung (digitale Speicherung)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: personenbezogene Angaben aus dem Bericht zur Pilzberatung und -aufklärung, Angaben zur Anzahl der Berater- und Aufklärungstätigkeit, der Zusammenarbeit mit Schulen und anderen Einrichtungen sowie mit medizinischen Einrichtungen.

– im Nachweis zur Beitragszahlung / Spendentätigkeit, Auszahlungen
(digitale Speicherung, Listenausdrucke)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel, Name, Anschrift, Kontodaten, Höhe von Einzahlungen/Auszahlungen.

– zur Veröffentlichung persönlicher Daten der Pilzberater auf der Homepage
(PSV-Liste auf Homepage)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel, Name und Anschrift, telefonische Erreichbarkeit.

– zur Veröffentlichung persönlicher Daten von Mitgliedern/Teilnehmern bei Vereinsveran-
staltungen auf der Homepage (Detailangaben auf Homepage BLP-Veranstaltungen Rückblick)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel, Name, Wohnort, Tätigkeit/Anstellung, Vortragsthema
und -inhalte.

– zur Veröffentlichung persönlicher Daten von Mitgliedern zu geplanten Veranstaltungen, z. B. Lehr-
wanderungen, Vorträge oder Ausstellungen, auf der Homepage (Detailangaben auf der Homepage)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel und Name.

– im Nachweis zur Weiterbildung / Zahlung von Teilnahmegebühren
(Teilnehmerliste Veranstaltungen, digitale Speicherung, Listenausdrucke)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel, Name, Teilnahmezeitraum, Zugehörigkeit zu pilzkundlichen Vereinen/Arbeitsgemeinschaften.

– im Nachweis Ausgabe Mitgliedsausweise, PSV-Ausweise (digitale Speicherung, Listenausdrucke)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel, Name, Zeitraum Mitgliedschaft, Zeitraum Pilzberater.

– in Listen zur Teilnahme an Tagungen und Exkursionen
(Anmeldedaten, digitale Speicherung, Listenausdrucke)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel, Name und Anschrift, telefonische Erreichbarkeit, Übernachtungszeitraum, Zimmerbelegung, Verpflegung.

– in Listen zur Anmeldung der Unterkunft/Zimmerbelegung/ Verpflegung in Gastronomie und
Tagungsorte (Anmeldedaten, digitale Speicherung, Listenausdrucke)
Es handelt sich z. B. um folgende Daten: Titel, Name und Anschrift, Übernachtungszeitraum, Zimmer-belegung, Verpflegung.

2. Umgang mit personenbezogenen Daten

Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem der jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus.

Speicherung von Daten

Mit dem Beitritt eines Mitglieds werden z. B. Titel, Name, Anschrift, Geburtsdatum, telefonische / digitale Erreichbarkeit und vergleichbare Daten gespeichert und verarbeitet. Personenbezogene Daten von Nichtmitgliedern werden im Rahmen der satzungsmäßigen Zwecke und Aufgaben sowie der berechtigten Interessen des Vereins gespeichert. Die Daten werden auf einem mobilen Datenträger des 2. Vorsitzenden/Schriftführer gespeichert. Der 1. Vorsitzende, der Schatzmeister, weitere Vorstandsmitglieder und Beauftragte mit aktuellen Aufgaben speichern o. g. Daten entsprechend ihrer Funktion und Aufgaben auf mobilen Datenträgern oder PC / Laptop.

Weitergabe von Daten

Mitgliederdaten, z. B. Mitgliederverzeichnisse, Teilnehmerlisten o. ä., werden in digitaler oder gedruckter Form und nur an Vorstandsmitglieder und beauftragte Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnisse der Mitgliederdaten erfordert. Fordert ein Mitglied zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte eine Mitgliederliste an, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Angaben nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

In Vorbereitung von Tagungen kann es erforderlich sein, dass derVerein mit den Tagungsstätten (Kooperationspartner) die Unterbringung und Verpflegung der Teilnehmer organisiert. Hierzu werden Teilnehmerlisten übergeben, die den Namen und die Adresse von Mitgliedern und Nichtmitgliedern enthalten. Jeder Teilnehmer kann gegenüber dem Vorstand einer solchen Weitergabe widersprechen. Die Organisation der Unterbringung obliegt dann den Teilnehmern selbst.

Löschung von Daten

Werden personenbezogene Daten nicht mehr benötigt, erfolgt die Löschung von digitalen Daten auf dem Datenträger entsprechend der Löschfunktion der Programme. Personenbezogene Daten in Papierform (Listen, Übersichten, Notizen) werden in geeigneter Weise (z. B. Papierschredder) vernichtet.

Bei Austritt werden personenbezogene Daten wie z. B. Titel, Name und Anschrift, Geburtsdatum, telefonische / digitale Erreichbarkeit, Zeitraum PSV, Angaben zur Mitgliedschaft in der DGfM sowie Funktionen im Verein aus der aktuellen Mitgliederliste und im Mitgliedernachweis gelöscht. Zum Zwecke der Dokumentation des Vereinslebens verbleiben im Mitgliedernachweis personenbezogene Daten ehemaliger Mitglieder / Ehrenmitglieder, die sich um die Pilzberatung oder um den Verband in besonderem Maße verdient gemacht haben.
Personenbezogene Daten, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen ab dem Austrittsdatum beim Schatzmeister aufbewahrt.

Vorstandsmitglieder und beauftragte Mitglieder, außer der 1. Vorsitzende, 2. Vorsitzende/Schriftführer und der Schatzmeister, löschen bzw. vernichten personenbezogene Daten nach Aufgabenerfüllung. So werden z. B. zur Planung und Organisation von Tagungen und Veranstaltungen (Öffentlichkeitsarbeit) zusammengestellte / benötigte Daten nach Wegfall oder Erledigung der Aufgaben gelöscht oder in geeigneter Weise vernichtet.

3. Übersicht der Verarbeitungstätigkeit von personenbezogenen Daten

Kategorie	Betroffene Personen	Zweck der Verarbeitung	Personen- bezogene Angaben	Verarbei- tungsart	Zugriffs- berechtigte
Mitglieder- verwaltung	Antragsteller	Prüfung zur Eignung	z. B. Name, Anschrift, Geb.-Datum, E-Mail-Adresse	– Einsicht	)1
	Mitglieder	Verwaltung der Mitgliederdaten, Schriftverkehr	z. B. Name, Anschrift, Geb.-Datum, E-Mail-Adresse, Eintrittsdatum	– Spreichern – Ändern – Löschen	)2
	Mitglieder/ Nichtmitglieder	Nachweise/ Statistiken z. B. Teilnahme an Veranstaltungen, Weiterbildungs- nachweis, Dokumenten- ausgabe	z. B. Name, Vereinszuge- hörigkeit, Angaben zur Pilzberatung und -aufklärung	– Speichern – Ändern – Löschen	)2 und )6
Vorstands- tätigkeit	Mitglieder/ Nichtmitglieder	Vereinstätigkeit, Öffentlichkeits- arbeit, Protokolle, Finanzen	z. B. Namen	– Speichern – Ändern – Löschen	)4
Vereins- finanzierung	Mitglieder/ Nichtmitglieder	Verwaltung der Finanzen	z. B. Höhe der Beitragszahlungen und Spenden, Auszahlungen und Abrechnungs- unterlagen	– Speichern – Ändern – Löschen	)3
Betreuung der Vereins- webseite	Mitglieder/ Nichtmitglieder	Internetpräsenz, Vereinsdar- stellung	z. B. Name, Tätigkeit, Bilder und Collagen	– Speichern – Ändern – Löschen	)5
Öffentlichkeits- arbeit / Veran- staltungen	Mitglieder/ Nichtmitglieder	Organisation von Veranstaltungen z.B. Unterkunfts- planung/Belegung, Referentenakquise	z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse	– Speichern – Ändern – Löschen – Weitergabe an Kooperations- partner	)4

Zugriffsberechtigte:
)¹ Vorstandsmitglieder
)² 2. Vorsitzender und gleichzeitig Schriftführer
)³ Schatzmeister
)⁴ 1. Vorsitzender, 2. Vorsitzender und gleichzeitig Schriftführer, Schatzmeister
)⁵ Beauftragter Homepage
)⁶ Beauftragter Statistik

Stand: 19.06.2024
Reinhard Symandera
(Datenschutz BLP e. V.)